Tietosuojaseloste Virtuaalikirjasto Hellin käyttäjille

Tämä on SOTEVirtuaalikirjasto Oy:n Virtuaalikirjasto Hellin tietosuojaseloste, joka koskee henkilötietojen käsittelyä kyseisessä palvelussa. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten ja millä tavalla Virtuaalikirjasto Hellissä käsitellään henkilötietojasi.

Virtuaalikirjasto Helli-palvelun rekisterinpitäjä on SOTEVirtuaalikirjasto Oy, y-tunnus 3102659-6, osoite Innovation Home, Finlaysoninkuja 21 A, 33210 TAMPERE.

Voit myös olla yhteydessä SOTEVirtuaalikirjasto Oy:n tietosuojayhteyshenkilöön Aila Ruokokoskeen puhelimitse (+ 358) 10 2002 620  tai sähköpostitse  aila. ruokokoski @virki.fi.

Virtuaalikirjasto Hellin verkkosivuilla ja tietojärjestelmissä käsitellään käyttäjää koskevia henkilötietoja silloin, kun käyttäjä itse rekisteröityy palveluihin tai lähettää palvelupyynnön järjestelmien tai sivuston kautta. Virtuaalikirjasto Hellin aineistoja voi käyttää oman organisaation sisällä anonyymisti rekisteröitymättä, mutta aineiston käyttö oman organisaation ulkopuolella vaatii rekisteröitymisen. Henkilötietoja kerätään myös kaukopalvelu-, palaute- ja aineistolomakkeista.

Virtuaalikirjasto Hellissä käsitellään henkilötietoja, jotka liittyvät asemaasi työnantajasi organisaatiossa. Käsiteltäviä ja tallennettavia tietoja ovat:

  • nimi
  • työsähköpostiosoite
  • työpuhelinnumero
  • työpiste
  • organisaatio
  • asema organisaatiossa
  • erikoisala
  • ip-osoite
  • järjestelmien tilastolliset ja käyttötekniset tiedot

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Virtuaalikirjasto Hellissä on tuottaa palveluita ja mahdollistaa pääsy Virtuaalikirjasto Hellin aineistoihin. Henkilötietoja käytetään myös asiakaspalvelun laadun varmistamiseen. Hellistä saatavia raportteja aineistojen käytöstä hyödynnetään Virtuaalikirjaston Hellin kokoelmien suunnittelussa ja kehittämisessä sekä palvelujen markkinoinnissa ja käytön tehostamisessa.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy käsittelee henkilötietojasi verkossa antamasi kirjallisen suostumuksesi perusteella. Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa tämä suostumus, minkä jälkeen SOTEVirtuaalikirjasto ei enää käsittele henkilötietojasi.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy kerää sinua koskevat tiedot sinulta itseltäsi Virtuaalikirjasto Hellin palveluihin rekisteröitymisen yhteydessä sekä kaukopalvelu- ja palautelomakkeista.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy käsittelee henkilötietojasi vain palvelutapahtuman toteuttamiseksi eikä henkilötietoja säilytetä pysyvästi. Henkilötiedot poistuvat automaattisesti määräajan jälkeen viimeistään 18 kuukauden kuluttua, mikäli et ole käyttänyt palvelua. Jos haluat tarkempaa tietoa henkilötietojen säilytysajoista, olethan yhteydessä SOTEVirtuaalikirjasto Oy:n tietosuojasta vastaavaan henkilöön.

Henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Henkilötietojen siirrossa EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle käytetään aina asianmukaisia Artikla 45 mukaisia siirtomekanismeja.

SOTEVirtuaalikirjasto ei käytä tietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelun toteuttamiseksi. SOTEVirtuaalikirjasto Oy solmii näiden tahojen kanssa suoraan tai välillisesti tietosuoja-asetuksen edellyttämät sopimukset tietojen turvallisen ja lainmukaisen käsittelyn turvaamiseksi.

Keräämme tietoa palvelun käytöstä Matomo Analytics -sovelluksella. Matomo Analytics kerää tietoa verkkopalvelumme käytöstä ja auttavat meitä ymmärtämään sitä paremmin. Tiedon pohjalta teemme parannuksia sivuillemme. Tilastollisiin evästeisiin pyydämme sinulta suostumuksen, kun saavut verkkopalveluun. Voit säätää asetuksia myös jälkikäteen.

Matomo Analytics keräävät esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • kävijöiden määrä sivustolla ja yksittäisillä sivuilla
  • millä päätelaitteella ja selaimella sivustoa on käytetty
  • käyttäjän ip-osoite anonymisoituna
  • mitä kautta käyttäjät sivuille tulevat (hakukone, suora linkki tms.)
  • kuinka pitkään vierailu sivustolla kestää

Lue lisää Matomo Analyticsista

Virtuaalikirjasto tarjoaa pääsyn ulkopuolisten palveluntarjoajien sisältöihin. Voidaksesi nähdä tällaisen kolmannen osapuolen sisällön sinun on ensin hyväksyttävä kyseisen palvelun omat käyttöehdot. Tämä koskee myös niiden evästekäytäntöjä. Suurin osa hankkimastamme aineistoista on peräisin Yhdysvalloista. SOTEVirtuaalikirjasto ei voi valvoa ulkopuolisten palveluntarjoajien evästekäytäntöjä. Palveluntarjoajat voivat milloin tahansa muuttaa palveluehtojaan, evästeiden tarkoitusta ja käyttöä jne.

Hakujärjestelmä Discoveryn palvelin Yhdysvalloissa
Virtuaalikirjasto Hellin järjestelmät on hankittu vuonna 2019, jolloin sopimus tietojen siirrosta Yhdysvaltoihin oli voimassa. Virtuaalikirjasto Hellin hakujärjestemä Discoveryn palvelin sijaitsee Yhdysvalloissa, ja tuotetuki sijaitsee Israelissa, joten tietoja käsitellään EU-alueen ulkopuolella.

Hakujärjestelmä Ovid Discovery käyttää tilastojen tuottamiseen Matomon tarjoamaa verkkoanalytiikkapalvelua. Se kerää tiedot järjestelmän käyttökerroista sekä IP-osoitteesi, tiedot käytetystä selaimesta, sen versioista ja laitteen sijainnista. Tietoja ei yhdistetä rekisteröityneeseen käyttäjään. Palveluntarjoja ei jaa tietoja muille osapuolille ja kerätty data anonymisoidaan.

Jos haluat, että tietosi poistetaan hakujärjestelmä Discoverysta, ota yhteyttä admin (at) virki.fi. Vuoden käyttämättä olleet tilit poistetaan automaattisesti.

Voit halutessasi käyttää aineistoja suoraan kustantajien sivustolta. Huomaa kuitenkin, että suurin osa aineistosta on Yhdysvalloista ja sivustoilla on käytössä evästeitä, joiden käytäntöjä SOTEVirtuaalikirjasto ei voi valvoa.

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla on rekisteröitynä tiettyjä oikeuksia sinua koskevien henkilötietojen osalta. Tällaisten oikeuksien käyttöön perustuvia toimenpiteitä ei ole mahdollista suorittaa silloin, jos kyseessä olevat henkilötiedot on jo poistettu järjestelmästä.

Sinulla on oikeus:

  • saada tietää käsitelläänkö henkilötietojasi
  • oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn
  • oikeus saada tietosi siirretyksi toiseen järjestelmään
  • tarkistaa, mitä tietoja SOTEVirtuaalikirjasto Oy on sinusta tallentanut
  • vaatia vanhentuneen tai muutoin virheellisen tiedon korjaamista
  • pyytää henkilötietojesi poistamista Virtuaalikirjaston järjestelmistä.
  • pyytää tiettyjen henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista

Voit halutessasi käyttää rekisteröidyn oikeuksia olemalla yhteydessä SOTEVirtuaalikirjasto Oy:n tietosuojasta vastaavaan henkilöön osoitteessa aila. ruokokoski @virki.fi.

Mikäli katsot, että SOTEVirtuaalikirjasto Oy on menetellyt tietosuoja-asetuksen vastaisesti, voit tehdä valituksen toimivaltaiselle valvovalle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa toimivaltainenviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy voi aika ajoin päivittää tätä tietosuojaselostetta. Tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 10.11.2023

Voit peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn ottamalla yhteyttä tietosuoja yhteyshenkilöön:

puh. (+ 358) 10 2002 620 tai sähköpostilla admin @virki.fi.

Suostumuksen peruuttaminen tarkoittaa, että poistamme kaikki tilisi järjestelmistämme, joten et voi käyttää Virtuaalikirjaston tarjoamia aineistoja organisaatiosi verkon ulkopuolella. Jos lähetät palvelupyyntöjä järjestelmien kautta, niitä säilytetään 6 kk.