Integritetspolicy för användare av e-biblioteket

Det här är SOTEVirtuaalikirjasto Oy:s e-bibliotek Hellis integritetspolicy som berör behandlingen av personuppgifter i de aktuella tjänsterna. I den här integritetspolicyn berättar vi hur och på vilket sätt vi behandlar personuppgifter i e-biblioteket Helli.

Registeransvarig för tjänsten e-biblioteket Helli är SOTEVirtuaalikirjasto Oy, FO-nummer 3102659-6, adress Innovation Home, Finlaysoninkuja 21 A, 33210 Tammerfors.
Du kan även kontakta SOTEVirtuaalikirjasto Oy:s kontaktperson för dataskydd Aila Ruokokoski på telefon +358 50 10 2002 620 eller via e-post på aila. ruokokoski @virki.fi.

På e-biblioteket Hellis webbplats och i dess informationssystem behandlas personuppgifter som rör användaren när användaren själv registrerar sig i tjänsten eller skickar en servicebegäran via systemen eller webbplatsen. Man kan använda e-biblioteket Hellis material anonymt utan att registrera sig inom den egna organisationen, men användning utanför den egna organisationen kräver registrering. Personuppgifter samlas också in via fjärrtjänst-, återkopplings- och materialblanketter.
I e-biblioteket Helli behandlas personuppgifter som har med din ställning som arbetstagare i organisationen att göra. De uppgifter som behandlas och sparas är:

  • e-postadress till arbetet
  • telefonnummer till arbetet
  • arbetsplats
  • organisation
  • ställning i organisationen
  • specialbransch
  • IP-adress
  • systemens statistiska och användningstekniska uppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter i e-biblioteket Helli är att tillhandahålla tjänster och möjliggöra åtkomst till e-biblioteket Hellis material. Personuppgifter används också för att säkerställa kvaliteten på kundservicen. De rapporter om användningen av material som kommer från Helli används i planeringen och utvecklingen av e-biblioteket Hellis samlingar samt i marknadsföringen av tjänsterna och effektiviseringen av användningen.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy behandlar dina personuppgifter på nätet med utgångspunkt i ditt skriftliga samtycke. Du har rätt att när som helst ta tillbaka ditt samtycke. Efter det behandlar SOTEVirtuaalikirjasto Oy inte längre dina personuppgifter.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy samlar in de uppgifter du angett om dig själv i samband med registreringen i e-biblioteket Hellis tjänster samt på fjärrtjänst- och återkopplingsblanketterna.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy behandlar endast dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla en tjänst och personuppgifterna sparas inte permanent. Personuppgifterna tas bort automatiskt efter en viss tid, senast efter 18 månader om du inte har använt tjänsten. Om du vill ha närmare information om hur länge personuppgifterna sparas, kontakta dataskyddsombudet på SOTEVirtuaalikirjasto Oy.
Borttagningen av uppgifterna sker med tekniska metoder och även säkerhetskopiorna försvinner efter en viss tid.

Personuppgifterna överförs utanför EU-/EES-området. Vid överföring av personuppgifter utanför EU-/EES-området används alltid vederbörliga överföringsmekanismer enligt artikel 45.

SOTEVirtuaalikirjasto använder inte uppgifterna till automatiserat beslutsfattande eller profilering.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy använder underleverantörer och tjänsteleverantörer för att tillhandahålla tjänsten. SOTEVirtuaalikirjasto ingår direkt eller indirekt de avtal som krävs enligt dataskyddsförordningen med dessa aktörer för att säkerställa säker och lagenlig behandling av uppgifterna

Enligt EU:s dataskyddsförordning har du som registrerad vissa rättigheter när det gäller personuppgifter som rör dig. Åtgärder som bygger på åberopandet av dessa rättigheter är inte möjliga att vidta om de aktuella personuppgifterna redan har tagits bort ur systemet.
Du har rätt att:

  • få information om huruvida vi behandlar dina personuppgifter
  • återkalla samtycke till hantering av personuppgifter
  • få dina uppgifter överförda till ett annat system
  • kontrollera vilka uppgifter SOTEVirtuaalikirjasto Oy har sparat om dig
  • kräva att föråldrade eller på annat sätt felaktiga uppgifter rättas till
  • begära att dina personuppgifter tas bort från e-bibliotekets system
  • begära att behandlingen av vissa av dina personuppgifter begränsas.

Du kan vid behov åberopa dina rättigheter som registrerad genom att kontakta SOTEVirtuaalikirjasto Oy:s dataskyddsombud på adressen aila. ruokokoski @virki.fi.

Om du anser att SOTEVirtuaalikirjasto Oy har agerat i strid mot dataskyddsförordningen kan du lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten, dataskyddsmyndigheten. I Finland är den behöriga tillsynsmyndigheten Dataombudsmannen.

SOTEVirtuaalikirjasto Oy kan med jämna mellanrum uppdatera denna integritetspolicy. Integritetspolicyn uppdaterades senast den 11. november 2023.

Du kan återkalla ditt samtycke till hantering av personuppgifter genom att kontakta kontaktpersonen för dataskyddet:
tfn +358 50 322 4663 eller e-post admin @virki.fi.
Att återkalla samtycket innebär att vi tar bort alla dina konton från våra system så att du inte kan använda det material som e-biblioteket erbjuder utanför din organisations nätverk. Om du skickar en servicebegäran via systemen sparas den i sex månader.